De Versnellingsaanpak van Organize Next
Urgente opgaven
Opgaven zijn complex. En sommige opgaven zijn complex en urgent: ze hebben nare, soms ernstige, gevolgen voor veel mensen. Er is geen pasklare oplossing, niet iedereen is het erover eens waar het grootste knelpunt ligt, er zijn veel partijen bij betrokken, er is een uitvoerende en een bestuurlijke realiteit waar dingen misgaan. En het is overduidelijk: met het systeem in zijn huidige vorm en werking, lossen we het probleem onvoldoende op.
Wat is de Versnellingsaanpak?
Er zijn grote maatschappelijk opgaven, en er zijn grote maatschappelijk opgaven die nu om resultaten vragen. Voor de opgaven die nu om impact vragen, ontwikkelden wij de Versnellingsaanpak. De Versnellingsaanpak is er voor urgente en hardnekkige problemen met grote schadelijke gevolgen die ondermijnend werken voor het maatschappelijke vertrouwen. Het is een manier van opgavegericht werken, waarbij urgentie de boventoon voert.
Via resultaten naar een nieuw systeem
De Versnellingsaanpak richt zich op het versnellen van het behalen van resultaten door de beperkingen van het systeem niet leidend te laten zijn. Je prikt ermee door het systeem dat zorgt voor het voortbestaan van de problemen. De Versnellingsaanpak verlegt de focus van hele doelgroepen naar individuele gevallen (altijd: mensen), van plannen van aanpak met verondersteld resultaat naar direct waarde leveren, van vasthouden aan rollen en verantwoordelijkheden van instanties naar de vraag wat in het individuele geval nodig is. Het uiteindelijke doel van de Versnellingsaanpak is zoveel kennis en ervaring te krijgen door de individuele interventies, dat je geleidelijk een nieuw, eenvoudiger maar vooral effectiever en menselijker systeem kunt maken, met bijbehorend beleid en uitvoeringsmodel.
Geen blauwdruk, maar werkende principes
Blauwdrukken bestaan niet en voor elk probleem is een zekere mate van maatwerk nodig. Toch is de Versnellingsaanpak op veel urgente maatschappelijke opgaven toe te passen. Hieronder lees je de stappen die je met de Versnellingsaanpak doorloopt. Benieuwd of het ook voor jou werkt? Neem contact op met Nienke van de Hoef, we helpen je graag verder in je denkproces.
Voorbeelden van onze Versnellingsaanpak
Case: Uithuisplaatsingen van kinderen
Een voorbeeld van zo’n probleem is uithuisplaatsingen in de jeugdzorg. We weten inmiddels goed dat snelle uithuisplaatsing lang niet altijd in het belang van het kind is en dat uithuisplaatsingen vaak veel langer duren dan nodig is. Minder belangrijk, maar ook relevant: uithuisplaatsing is een erg dure maatregel. Daarom hebben veel regio’s een ambitie en beleid geformuleerd om het aantal uithuisplaatsingen terug te dringen. Desondanks loopt op veel plekken het aantal uithuisplaatsingen en hun duur alleen maar op. De regio Flevoland schakelde Organize Agile in om een innovatieve aanpak te ontwikkelen en te begeleiden om dit tij te keren. Met deze Versnellingsaanpak werden, kind voor kind, tussen april en november ruim 42 kinderen, die normaal uit huis zouden worden (of al waren) geplaatst, in hun thuisomgeving op een andere manier geholpen.
Onze stappen in de Versnellingsaanpak
Stap 1: Urgentie en risicobereidheid peilen
Realiseer je dat de Versnellingsaanpak een radicaal andere manier van werken is, die een grote investering vraagt aan de voorkant. De kosten gaan voor de baat uit. De Versnellingsaanpak gaat alleen vliegen als men het op alle niveaus erover eens is: dit probleem is zó urgent, dat we bereid zijn risico’s te nemen om het uit de weg te ruimen.
Stap 2: Randvoorwaarden schetsen
Werken volgens de Versnellingsaanpak vraagt nogal wat:
- Mensen: de betrokken instanties zullen mensen vrij moeten spelen voor een multidisciplinair team van versnellers die een aanzienlijk deel van hun werkweek bezig zijn met de opgave.
- Middelen: er moet voor een langere periode een ruim budget worden gereserveerd, waarbij een flexibelere omgang met de regels over uitgavenverantwoording nodig kan zijn (als iets direct moet gebeuren, kun je niet altijd wachten op alle parafen uit ‘de lijn’).
- Macht: je hebt bestuurlijke buy-in tot op het hoogste niveau nodig. Er worden successen behaald, maar het zal ook af en toe mis gaan. Vaak loop je aan tegen systemische obstakels (ingesleten samenwerkingspatronen, een onnodig nauwe interpretatie van wetten/regels etc.). Op die momenten heb je beslissers nodig om de voortgang van aanpak te beschermen. Investeer tijd en aandacht in de beslissers en zorg ervoor dat zij ook tijd en aandacht inruimen voor de versnellers.
Stap 3: Gedeelde grond en verbinding
Waar problemen en hun gevolgen groot zijn, staan mensen onder druk. Er zijn vaak frustraties: iedereen heeft goede intenties en toch lukken dingen niet goed. In zulke situaties is altijd weerstand. Tussen instanties, binnen teams. Verbinding en vertrouwen ontstaan en groeien alleen op een gedeelde grond. Het begint met luisteren naar de ervaringen, visies, ambities en knelpunten van alle betrokkenen en het creëren van een klimaat waarin dat ook echt kan. Dat klimaat bereiken we door onder meer instrumenten voor socratische gespreksvoering in te zetten. Pas als er een gezamenlijk beeld van het probleem is, kun je commitment krijgen voor het werken aan de oplossing.
Stap 4: Gewoon beginnen en on-the-job leren
Dit is de spannendste, maar ook de meest energiegevende stap: je gaat het gewoon doen. Bij complexe en urgente problemen werken plannen van aanpak niet. Het kost vreselijk veel tijd ze te maken en ze zijn al achterhaald zodra je gaat uitvoeren. In de Versnellingsaanpak kiest het team één casus, lost de knelpunten in deze casus op, leert ervan en gaat door naar de volgende casus. Het vergt een wendbare denk- en werkwijze die uitgaat van principes als kortcyclisch opleveren, visueel werken en altijd redeneren in termen van waarde (voor de mens dus).
In de Versnellingsaanpak is leren essentieel. Niet door een grote, logge, externe evaluatie achteraf. Leren en verbeteren zijn een continu proces, dat je bereikt je door in het werkproces van het team regelmatig korte momenten van terugblikken in te bouwen. Met een scherpe en eerlijke maar milde blik (want juist van dingen die niet goed gaan, leer je het meeste).
Stap 5: Bestendigen
Werken met de Versnellingsaanpak voedt je, casus voor casus, met real-time informatie over de knelpunten van het systeem én over onconventionele manieren om die knelpunten weg te nemen. De aanpak zal bijna zeker leiden tot de conclusie dat de bestaande structuur log is en verkokerd werkt. Het zal echter ook inzicht bieden in concrete vragen als: welke mensen moeten dichterbij elkaar worden gebracht? Welke goedbedoelde regels leveren veel hinder maar weinig daadwerkelijke bescherming? Welke doelgroep, die veel aandacht heeft gekregen bij de ontwikkeling van het systeem, blijkt in werkelijkheid nauwelijks te bestaan? Welke technologische instrumenten maken het werken sneller en makkelijker?
De inzichten en ervaringen van het team van versnellers wil je bestendigen. Niet door ze te institutionaliseren in nieuwe plannen van aanpak. Maar door het team geleidelijk te laten opgaan in de bestaande structuren, die je tegelijk versimpelt en verbetert. Dat betekent: vasthouden aan wat werkt en juist minder organiseren in plaats van meer.
Stap 6: Beleid
Een nieuw, beter, realistischer beleid ontstaat bijna vanzelf, het moet alleen nog worden opgeschreven. Blijf ervan uitgaan dat goed beleid begint bij de uitvoering. Schrijf het op aan tafel met de uitvoerders en eindgebruikers – het is tenslotte voor hen bedoeld. Vergeet niet dat beleid, hoe praktijk-gebaseerd ook, altijd rust op hypotheses. Omdat je nooit zeker weet of een maatregel zal (blijven) werken, moet je ruimte inbouwen voor bijsturen en aanscherpen. Wees nauwkeurig bij het verwoorden van de richting en de principes, maar werk concrete oplossingen niet tot op het kleinste detail uit – daarmee zet je jezelf alleen maar vast.
En dan: repeat (vanaf stap 4)
Was de wereld maar zo simpel dat je complexe problemen in één keer kon oplossen. Waar versneld wordt, ligt de kans van ongewenste vertraging op de loer. Behoud dus de elementen van Versnellingsaanpak voor continue verbetering van je probleemoplossing. Zo voorkom je dat het ‘vastroest’ in een systeem en blijf je open staan voor wat de voortdurend veranderende wereld van je vraagt.
Heb je het idee dat wij je kunnen helpen?
