Gemeente Almere – De Almeerder centraal met opgavegericht werken

‘Je merkte dat het op de traditionele, hiërarchische manier niet goed werkte,’ vertelt Merel Knoppe. ‘Daarvoor was de opgave te complex. Het lukte niet goed om de verschillende disciplines bij elkaar te brengen.’ Merel is samen met een collega opgavetrekker in het team WoZoMo bij de gemeente Almere: Wonen en Zorgen voor Morgen. ‘Aan de naam hoor je meteen al dat het om verschillende vakgebieden gaat.’

Organize Next

Complexe opgave

De gemeente Almere staat voor een complexe opgave. De doorstroming van kwetsbare inwoners naar de wijken in de stad stagneert. Kwetsbare gezinnen die op straat komen te staan kunnen niet altijd doorstromen naar een nieuwe woonplek. En mensen die een tijdje in een zorginstelling hebben gewoond en klaar zijn met hun behandeling, vinden geen passende woning. Noodgedwongen blijven ze daarom in de instelling wonen en houden zo een plek bezet voor iemand anders op de wachtlijst. ‘Eigenlijk werd er binnen de gemeente niet goed samengewerkt op dit dossier. Wonen was een hick-up voor de zwaardere problematiek bij Zorg en Welzijn,’ legt Merel uit. ‘En andersom was er bij Wonen onbegrip over de noodzaak om mensen waar iets mee aan de hand is met voorrang een plek in de wijk te bieden.’ Dit komt ook doordat er in het verleden casussen zijn geweest die hebben geleid tot overlast in de wijk. Niet alleen intern, maar ook bij corporaties merkte de gemeente terughoudendheid. De woningmarkt is krap en dan zijn er keuzes te maken tussen enerzijds het huisvesten van verschillende doelgroepen en anderzijds het huisvesten van Almeerders die staan ingeschreven in woningnet en ook wachten op een woning. 

 

Nieuw college 

Gemeente Almere had het onderwerp al langer op het vizier, maar initiatieven kwamen door de complexiteit nooit echt van de grond. Het lukte niet op de oude manier. Toen tussentijds een nieuw college aantrad en de grote opgaven in de stad opnieuw bepaald werden, ontstond ruimte om het anders te gaan doen. In november 2020 werd Organize Agile ingeschakeld om het eerste opgaveteam van de gemeente Almere te starten. Coach Bram Eigenhuis ging aan de slag om Merel en haar collega’s op weg te helpen. ‘Voorheen waren ze versplinterd bezig: iedereen vanuit het eigen team of project’ vertelt Bram.

‘Dit soort complexe problemen pak je makkelijker aan door je opgavegericht te organiseren, waarbij de benodigde disciplines in één team samenwerken. Zelfs de partners. Je moet als het ware de manier van organiseren ondergeschikt maken aan de complexiteit van de opgave.’

De ambtenaren van Almere waren natuurlijk wel gewend om te werken in projectteams, maar de gedeelde verantwoordelijkheid en het teamgevoel misten. ‘Iedereen zit rustig in twintig projecten,’ legt Merel uit, ‘en collega’s maken vervolgens hun eigen afweging waar ze tijd voor vrijmaken.’

Parttime opgaveteam

Het vormen van een opgaveteam ging niet zonder slag of stoot. In de periode voorafgaand de vorming van het eerste opgaveteam van de gemeente, is met de directie veel gesproken over Opgavegericht Werken.

‘Maar het is vooral een kwestie van ervaren door te doen. Opgavegericht Werken is voor elke gemeente maatwerk: wat bij de ene gemeente goed werkt, werkt bij de ander weer niet. De opgave Wonen & Zorg was urgent en was het perfecte experiment’

zegt Bram. Allereerst werden gesprekken gevoerd met leidinggevenden van de betrokken afdelingen Stedelijk Beleid, Gebiedsontwikkeling en Zorg en Welzijn. Waren er mensen die zich vrij konden maken? En wat was daar dan voor nodig? Dat was niet eenvoudig, omdat iedereen natuurlijk al een vol takenpakket had. Merel: ‘We wilden een fulltime team, maar dat is uiteindelijk niet gelukt. We zijn uitgekomen op een team van 8 personen en 2 opgavetrekkers dat op dinsdag, donderdag en vrijdag aan de opgave werkt in tweewekelijkse sprints. Bram: ‘Je ziet dat deze manier van werken blootlegt waar het om gaat: keuzes maken. Een gemeente kan niet alles blijven doen. Dan blijf je maar rennen in je projectencarrousel, zonder dingen af te maken of de aandacht te geven die opgaven nodig hebben.’


Mindset

In het begin was het echt zoeken. De teamleden hadden ook wel enige scepsis omdat ze met Scrum aan de slag gingen, wat voor iedereen nieuw was. ‘In eerste instantie kosten die ceremonies best wat tijd. En collega’s zagen ook niet meteen wat het opleverde,’ vertelt Merel. De dagen dat ze samen zouden werken, bleken zich ook niet zo makkelijk te laten plannen. Iedereen zat natuurlijk nog in allerlei overleggen, ook op dinsdag, donderdag en vrijdag. Maar uiteindelijk lukte het. Dit vroeg veel passen en meten, schuren en verdragen van de leidinggevenden én medewerkers. Het lukte onder meer omdat er in overleg met leidinggevenden taken afgestoten werden of werk ergens anders werd belegd. Daarnaast begon het team steeds beter te zien wat hun manier van werken opleverde. Bram legt uit dat focus op waarde leveren één van de belangrijkste factoren is voor een succesvol opgaveteam. ‘Als beleidsmedewerker ben je erg veel bezig met beleidsstukken schrijven en afstemmen met andere disciplines, afdelingen en partners. Voordat je het weet, heb je niet meer scherp waarvoor je het doet: de Almeerder. Draagt wat je doet daar nog aan bij? Ik vroeg continu aan het team: En? Wat heeft de Almeerder hier nu aan? Met opgavegericht werken ben je veel bewuster bezig met wat je werk oplevert voor de stad, omdat je de belangrijkste stakeholders, zoals partners en Almeerders, betrekt in de manier van werken en hun behoeften als uitgangspunt neemt.’

 

Vijftien gelukkige jongeren

Merel geeft een voorbeeld. ‘Onlangs hebben we de eerste zestien woningen kunnen toewijzen aan dakloze jongeren. Hier ging een heel bestuurlijk traject aan vooraf waarin is samengewerkt met corporaties en zorgpartijen aan een gedeelde urgentie op het thema, en aan concrete samenwerkingsafspraken over welke partij wat doet bij uitstroom naar een woning. Praktisch moest er ook veel geregeld worden; zoals het vinden van dakloze jongeren die nú klaar zijn om uit te stromen uit een instelling, en het kunnen plaatsen van deze jongeren buiten de huisvestingsverordening om. Nu wonen daar zestien jongeren, waaronder zes tienermoeders met hun baby’s en peuters. Zo’n concreet resultaat maakt deze manier van werken wel mooi.’ 

 

Meer successen 

Inmiddels is het team goed op elkaar ingespeeld.

‘Als wij als opgavetrekkers in de tweewekelijkse sprints werkzaamheden prioriteren, dan stelt het team nu de juiste vragen en dan ligt er twee weken later dus ook echt iets. Zo kregen we laatst in twee weken tijd, vlak voor het politieke reces, nog een collegevoorstel er door heen, dat bestuurlijk best spannend was. Op de traditionele manier was dat echt niet gelukt. Je werkt nu vanaf het begin samen vanuit verschillende disciplines aan zo’n stuk en dat gaat dus veel sneller,’

vertelt Merel enthousiast. Bram: ‘Dat is meteen ook de kracht van een dedicated team: door voor langere tijd bij elkaar te blijven, en niet continu te ontbinden zoals bij projectteams het geval is, ontstaat een superteam, die weet wat ze aankunnen, en hoe ze elkaar het beste kunnen inzetten. Dat versnelt een opgave enorm!’

 

Samenwerken met externen

Verantwoordelijk wethouder Froukje de Jonge wilde vanaf het begin samenwerken met externe partners. Zij is nog voor de start van het opgaveteam in gesprek gegaan met de drie grote corporaties in de stad, de grote zorgpartijen en de grootste welzijnsorganisatie. Wat vinden zij dat nodig is in de stad? Wat zou er moeten veranderen? Uit die gesprekken is een beleidsstuk ontstaan waarin de gezamenlijke doelen en resultaten staan die we in Almere willen bereiken. Merel: ‘We trekken sindsdien samen met deze organisatie met elkaar op. We zijn als gemeente nu ook meer aanspreekbaar dan dat we voorheen waren. Het maakt ook niet meer uit bij welke afdeling een vraag binnenkomt, of dat nu bij Wonen, het Sociaal Domein of Gebiedsontwikkeling is, je krijgt hetzelfde antwoord omdat we als één team georganiseerd zijn. Dat maakt je toegankelijker en ook betrouwbaarder als partner.’ Bram geeft aan dat dit cruciaal is voor het werken aan een opgave. ‘Je moet een idee hebben van wat gemeente en partners samen te doen hebben. Zo’n woningcorporatie heeft ook belangen en een agenda, waardoor het belangrijk is om een gezamenlijke uitdaging en gedeelde verantwoordelijkheid te creëren. Transparantie over en weer is cruciaal. Dat is één van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een opgavetrekker.’

Beperkingen

Het team krijgt van hun teamleiders de ruimte om op inhoudelijk vlak zelf beslissingen te nemen en te prioriteren. Maar doordat dit het enige team is dat opgavegericht werkt in een organisatie die verder nog hiërarchisch is ingedeeld, stuiten ze wel op beperkingen. Budget en capaciteit zijn lastige vraagstukken. Het college had een beperkt budget vrijgemaakt voor deze opgave, wat het team zelf kon invullen. ‘Maar je merkt dat je in de praktijk toch bij de afdelingen moet aankloppen als we voor inhoudelijke projecten meer middelen nodig hebben. Dan hebben wij het als opgavetrekkers niet meer voor het zeggen,’ vertelt Merel. Dat geldt ook voor capaciteit. Als op andere projecten de druk hoog wordt, dan kan een teamleider besluiten om daar mensen uit het opgaveteam tijdelijk op in te zetten. Dit gaat uiteraard ten koste van het werk dat vervolgens binnen het opgaveteam kan worden verricht. ‘Als je dit als gemeente structureel zou willen organiseren, dan zou je denk ik wel moeten bedenken hoe je omgaat met de capaciteits- en de middelenvraag.’

 

Super flexibel

Organize Agile hielp de eerste drie maanden bij het opstarten van het team. Bram vervulde daar de rol van opgavecoach. ‘Hij heeft zowel het team als de opgavetrekkers een wendbare manier van werken geleerd die past bij de complexiteit en onzekerheid van een opgave. Bram heeft ons als opgavetrekkers ook geholpen om onze rol vorm te geven. Hij bleef ons maar de vraag stellen wat de stad aan onze keuzes heeft,’ lacht Merel. ‘Wat ik heel fijn vond aan Organize Agile is dat ze zo super flexibel zijn. Zij zeggen niet dat het zus of zo moet. Ze stappen gewoon in op het punt waar je als organisatie/opgave bent en bedenken wat er nu nodig is om deze manier van werken verder te brengen.’

 

Nooit meer terug

Uiteindelijk heeft Bram een interne collega  opgeleid om de rol van opgavecoach over te nemen. De borging van deze nieuwe manier van werken is nog wel een zorg van Merel. In maart 2022 zijn de gemeenteraadsverkiezingen al. ‘We zijn nog echt aan het pionieren en ik hoop dat we het vuurtje hebben aangewakkerd voor het volgende college om met meer teams verder te gaan.’ Want dat ze verder willen met opgavegericht werken, staat voor Merel en haar collega’s als een paal boven water.

‘Inmiddels zijn er zelfs collega’s die niet meer terug willen naar het werken binnen de lijnafdeling,’

onthult Merel. Het team merkt dat ze productiever zijn en voortgang boeken. ‘Aan het eind van de week heb je echt iets met elkaar bereikt.’

Wil je meer weten over opgavegericht werken of heb je een andere vraag? Laat je gegevens achter voor een vrijblijvend gesprek.